为保证学校公文格式规范、统一、庄重、美观，参照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）和《河南省人民政府公文形式与格式细则》（豫政办2012〔143〕号），制定本标准。
公文版心内的格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。
一、版头
1.发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排列。联合行文时，应将主办机关名称排列在前，文件二字置于发文机关右侧以联署机关名称为准上下居中排布(注：联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以用主办机关名称)。红色小标宋体字，以醒目、庄重、美观为原则。
2.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份用六角括号括入。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份要标全称，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。下行文在发文机关标志下空2行居中排布，上行文居左空一字编排，3号仿宋体字。
3.签发人。上行文应当标注签发人。“签发人”3字和其后的全角冒号(即“签发人：”)与发文字号均用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。签发人姓名右空一字编排。
4.红色分割线。距离发文字号下边缘4㎜，宽同版心。
二、主体
1.公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字(副标题用3号楷体字)，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形（正梯形或倒梯形）或菱形，不应是上下一样长的长方形或上下长、中间短的沙漏形。除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。
2.主送机关。即文件的受理机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后加全角冒号。
3.正文。文件首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格(数字和年份不能回行)。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标示，通常只有两个层次时，可用“一、”“1.”标识”，同一个文件层次序数一定要一致。数字序号“1”、“2”等后用小圆点“.”不要用顿号“、”。一般第一层次用黑体字、第二层次用楷体字、第三层次以后用仿宋体字。第一层次标题后不加标点符号，一般单独成行,第二层次以下的标题后均应加标点符号，一般不单独成行。
4.附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如“附件：XXXXX”；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，
如“附件：1. XXXXX
2. XXXXX”；附件名称后边不加标点；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；数字序号“1”、“2”等后用小圆点不要用顿号。
被印发、转发或批转的公文属于主件不属于附件，不能按附件形式编排。
5.署名、日期、印章。署名：单一机关行文时不署发文机关名称。联合行文时应当署名。联合行文时署名应当与发文机关的排列顺序一致（注：联合上行文，发文机关署名可只署主办机关；联合下行文，联署机关均需署名）；署名时署发文机关全称或者规范化简称。
成文日期：不能按拟稿日期标注，应以会议正式通过或发文机关负责人最后签发日期为准，联合行文的以最后签发机关的领导签发日期为准。左右定位：一般以右空4字编排；上下定位：单一机关行文时考虑印章使用情况确定（参考以下印章部分），联合行文时编排在最后一个行文机关署名之下，不空行。年份用阿拉伯数字标全，月日不标虚字（即“1月”不能标为“01月”）。
印章：除纪要、电报外，印发的纸质文件均应加盖发文机关印章。单一机关行文用印时，不署发文机关署名，印章端正、居中下压成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只盖主办机关印章。联合下行文，所有联署机关均须加盖印章。印章用红色，不得出现空白印章。
特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。
6.附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人姓名和电话，格式为：（姓名：某某某 电话：…）。
7.附件。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排。附件格式要求同正文。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，不用标点。只有“附件”二字时二字之间空1字，有顺序号如“附件1”时“附件”二字之间不空字。附件标题居中编排在版心第三行，也就是说和“附件”中间要空一行。附件顺序号和附件标题应当与“附件说明”的表述一致。附件一般应与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页第一行顶格编排公文正文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号，与主件一同发送。
一般情况下，附件要放在版记之前和主件一起编排、装订，不应放在版记之后。
三、版记
公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，一般放在文件最后一页的末端，须放在偶数页，必要时单独成页。末条分隔线与版心下边缘重合。分隔线与版心同宽。印发机关（统一使用“郑州科技学院办公室”）和印发日期等要素用4号仿宋体字，印发机关名称前空一字，“ 年 月 日印发”后空一字。年份要用阿拉伯数字标全，月日不编虚位。版记中如有其他要素（如抄送单位），应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开，有两个以上抄送单位时，最后一个后面标句号。
四、页码
用４号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线。单页码居右空１字，双页码居左空１字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
五、版面、装订
公文用纸幅面一般采用国际标准A4型纸，双面印刷，左侧装订。特殊形式根据实际需要确定。
本规范标准由校长办公室负责解释，自印发之日起施行，学校原有公文格式规定办法同时废止。
2015年3月31日
