全校各单位：
按照档案管理的相关文件要求，请各归档单位于6月15日之前将2023年度产生的应归档文件材料整理移交综合档案室。现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2023年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照附件1。
2.归档的文件材料包括纸质材料和电子文件（如文本文件、电子照片、视频文件、数据文件等）。
3.各单位将以学校名义获得的应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上），以及在校际交流中具有保存价值的实物档案整理归档。
4.本次移交的重点材料是2023年度各单位产生的归档材料，还有往年应归档但尚未归档的文件材料也在收集范围之内。
5.本着“应归尽归，应收尽收”的原则，未列入学校档案归档范围但对学校工作有查考利用价值的文件材料、实物档案等材料，各部门整理确保档案材料齐全完整，一并归档。
二、归档要求
1.各单位档案员负责本单位归档材料的收集、整理、录入档案管理系统。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交综合档案室。参照《郑州科技学院各单位归档范围》自2024年起，若未按时按量移交的单位需要书写未移交档案的情况说明，“情况说明”需领导签字并盖单位印章，综合档案室归档保存；往年应归未归档案，本次可直接移交，无需书写未移交情况说明
2.归档的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责收集齐全、整理、归档，相关部门协助提供材料。
3.移交归档的档案应为原件，复印件不符合归档要求。
4.归档材料必须完整，各部门档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。
5.对于保密性强，不便于移交综合档案室保管的材料，由本单位出具材料目录单位领导签字并盖印章，“目录”应移交综合档案保管。
6.归档的声像参照《郑州科技学院声像档案管理规定》整理归档。
7.以学校名义获得的市级以上荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物档案和文件材料一并归档；没有表彰文件的实物档案需标明事由（事件）及时间。
8.归档的资料应当格式规范、字迹清楚，书写工整，声像清晰。一律用黑色墨水书写或黑色油墨打印，禁用铅笔、圆珠笔、纯兰、红墨水书写，禁用复写纸书写。
三、归档程序
1.归档验收
档案移交时，档案室工作人员按归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档单位返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续
归档单位移交的档案，档案员需著录到南大之星档案管理系统打印移交目录；系统访问不了的档案员可以录入附件2移交目录电子登记表或填写“各处、室、院、专移交文件材料登记表”。
3.移交时间
党政部门和按年度归档的单位，请于6月15日前移交2023年度归档文件材料。
科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
各单位档案员如果在档案管理系统使用和整理过程中遇到问题，可以通过电话与综合档案室联系。联系电话：56150937 67860130。邮箱：zkydas@126.com。
附件：1.郑州科技学院各门类档案归档范围
2.移交目录电子登记表.
综合档案室
2024年5月14日
